gérer les annulations

Comment gérer les annulations de ses invités/prestataires de mariage ?

Lorsqu’on organise un mariage, rien n’énerve/ne stresse plus les futurs mariés que des invités ou des prestataires qui annulent leur présence à votre mariage.

Dépenses déjà engagées, difficultés de trouver des plans B… Les raisons sont nombreuses. Et en fonction du temps restant avant le mariage, cela devient de plus en plus stressant.

Et pourtant, tout n’est peut-être pas perdu.

Cet épisode est consacré aux conseils que je souhaite vous donner afin de gérer les annulations de vos invités et vos prestataires de mariage. Avec un focus plus particulier en fin d’épisode sur les différentes solutions qui s’offrent à vous en cas d’annulation de votre prestataire, en fonction de la situation.

Il s’agit d’un épisode plus long que d’habitude, mais je tenais à ce qu’il soit le plus complet possible afin que vous ayez toutes les clés en main pour faire face à cette situation si elle devait vous arriver.

Pourquoi ça énerve de devoir gérer les annulations de vos invités ou de vos prestataires ?

Je ne pense pas avoir besoin d’expliquer les raisons qui poussent vos invités/prestataires à annuler leur présence à votre mariage. Car il y en a beaucoup, et ce n’est pas à moi de juger si elles sont légitimes ou non.

Bien entendu, le cas de force majeure (COVID, décès…) reste à part. Car ce n’est pas quelque chose que nous pouvons prévoir donc, nous ne pouvons rien faire contre cela.

 

Selon moi, il faut également différencier les annulations faites tôt, qui vous laissent le temps de trouver d’autres solutions, que celles qui arrivent à la dernière minute et qui vous bloquent totalement.

1- Tout est déjà payé et organisé :

Et selon le cas, vous n’avez pas la possibilité de demander un remboursement de ce qui a déjà été payé.

 

Donc non seulement cela peut représenter des pertes financières, mais aussi c’est un investissement énorme de votre part qui est gâché. Car selon la situation, vous devrez peut-être reprendre à partir de zéro.

2- La difficulté de trouver une solution de repli :

Evidemment, dans le cas où c’est votre prestataire qui annule, il est plus facile de trouver une solution s’il vous reste 9 mois avant votre mariage que s’il vous reste 3 mois.

Vous le savez maintenant si vous me suivez depuis longtemps, mais certains prestataires sont réservés extrêmement en avance. Et même si ce n’est pas impossible de compléter votre dream team à M-3, cela est plus compliqué qu’un an avant.

3- La "flemme" de tout réorganiser :

Tout simplement car plus vous vous rapprochez du Jour J, plus vous avez bouclé l’organisation. Que ce soit les paiements, les menus, les plans de table, les cadeaux…

Vous pensiez pouvoir profiter d’un peu de répit et paf, un événement imprévu vous en empêche. A ce stade, je peux comprendre que la perspective de refaire le plan de table car 10 personnes se sont retractées 2 semaines avant ne vous enchante guère. Surtout au vu de l’investissement mental fourni à ce stade.

Quelles solutions pour gérer les annulations de vos invités ?

1- Comment réutiliser les "ressources" déjà utilisées ?

Dans le cadre d’un mariage éco-responsable (mais aussi si vous avez un budget assez restraint), il est normal que vous tentiez au maximum de limiter la casse. Voici quelques pistes pour vous y aider :

  • Ajuster les commandes du traiteur si vous le pouvez. Ou si non, voir ce que votre traiteur peut vous proposer pour rapporter la nourriture non consommée chez vous. Après tout, vous avez payé pour ce repas. Il est normal que vous ne vouliez pas le voir à la poubelle.
  • Concernant les cadeaux et la papeterie individuelle (nom…), vous pouvez les donner aux personnes qui ne pourront pas être présentes.
  • En revanche, vous n’aurez pas le choix que de refaire le plan de table, malheureusement 😅

2- N'essayez pas de convaincre les récalcitrants :

Il est important que vous soyez entourés de personnes qui ont vraiment envie d’être là à votre mariage.

Je suis certaine que vous ne voulez pas vous pourrir la journée avec des gens qui vont faire la tronche, tout critiquer et ne pas faire d’efforts pour profiter.

3- Gérer les annulations de vos invités en invitant d'autres personnes ?

Je mets cette solution entre parenthèses car cela dépend de la perception de chacun. Car ça peut faire plaisir aux personnes initialement non invitées mais cela peut aussi passer pour une solution de repli. On se rabat sur les seconds choix car les premiers ne viennent pas. Un peu comme des « bouche-trous ».

Personnellement, je sais que ça me mettrait mal à l’aise. Donc à vous de voir si vous vous sentez à l’aise avec cette idée ou non.

4- Lâchez prise :

Malheureusement, on a aucun contrôle sur ce genre de chose. Et vous ne pouvez pas forcer vos invités à venir s’ils n’en ont pas envie.

Alors même si c’est compliqué, n’hésitez pas à prendre du recul sur cette situation. Pour être franche, la plupart des mariées confrontées à cette situation finissent par considérer ces annulations comme une opportunité de voir pour qui elles comptent réellement.

Après, si la cause de l’annulation est importante (décès…), que la personne ne pouvait pas faire autrement et qu’elle regrette de ne pas venir, j’imagine que vous n’allez pas le prendre de la même façon 😉.

Quelles solutions pour gérer les annulations de prestataires ?

1- Pouvez-vous reporter votre mariage ?

Dans le cas où vous avez trop d’annulations, et que cela devient compliqué pour vous d’organiser votre mariage dans de bonnes conditions. Vous pourriez vouloir reporter afin de gagner du temps et ne pas vous précipiter.

2- Le prestataire peut-il vous aider ?

Surtout s’il s’agit d’une annulation de sa part, vous pouvez faire appel à son bon sens et lui demander s’il connait quelqu’un qui peut le remplacer. Il peut même vous mettre en relation s’il est assez sympa.

Car même si on peut penser que le monde du mariage est très compétitif, en réalité, il est très important de maintenir de bonnes relations avec ses confrères et consœurs.

Déjà car je pense que chaque personne a quelque chose à nous apporter. Mais ensuite, car il s’agit au fond d’un secteur très solidaire. Surtout dans ces cas-là où, pour aider nos futurs mariés, nous pouvons les renvoyer vers une personne qui serait plus adaptée à leurs projets.

gérer les annulations

3- Ne perdez pas une seconde de plus :

Et passez à l’action immédiatement.

4- Gérer les annulations de vos prestataires en essayant toujours de résoudre à l'amiable d'abord :

Réfléchissez à ce que vous allez faire immédiatement :

  • De combien de temps disposez-vous ?
  • Reprenez les listes de prestataires que vous avez faites au début de vos préparatifs, lors de vos premières recherches. Et s’il y a des personnes que vous n’aviez pas déjà contacté, contactez-les. Vous n’avez rien à perdre à faire cela.
  • Demandez à votre entourage/sur des groupes Facebook/sur Instagram/sur forums pour glâner quelques contacts supplémentaires. L’avantage des groupes Facebook, c’est que beaucoup de prestataires sont aussi présents. Et si vous ciblez des groupes en fonction du lieu de votre mariage, ils pourront peut-être vous aider.
  • Vos proches peuvent-ils se charge de la prestation ? Cela s’applique surtout si la prestation n’est pas trop compliquée à prendre en main pour un non-professionnel (exemple : officier une cérémonie est bien plus facile que de s’improviser wedding planner).
  • Pouvez-vous vous passer complètement de la prestation ? Ou pouvez-vous trouver d’autres alternatives (ex : foodtruck, faire soi-même au lieu du traiteur…)

Ne vous jetez pas tout de suite sur le tribunal !

Je sais qu’on a souvent tendance à penser « tribunal » dans ce genre de situation. Mais ce que vous devez savoir, c’est que les procédures judiciaires sont assez longues. Et je ne suis pas sûre que vous souhaitiez vous embarquer dans ce genre de procédure qui peuvent être épuisantes pour vous. Sauf si vous n’avez pas d’autre choix.

Il est donc dans votre intérêt à tous les deux de tenter de résoudre votre problème à l’amiable d’abord.

Pour cela, vous pouvez vous faire aider de plusieurs personnes :

  • Regardez si vous pouvez avoir une aide juridique dans le cadre de votre responsabilité civile, assurance habitation voire celle de votre carte bancaire.
  • Vous pouvez également faire appel à des associations de consommateurs
  • Voire des médiateurs à la consommation. Ces derniers sont des personnes spécifiquement formées pour aider à résoudre des litiges entre professionnels et particuliers. Sachant qu’il est obligatoire pour tous les professionnels d’avoir un médiateur. Cette obligation concernant aussi vos prestataires, vous pouvez leur demander les coordonnées du médiateur sélectionné.

N’hésitez surtout pas, vous comme votre prestataire, à vous montrer ouvert pour trouver une solution qui vous arrange tous les deux.

5- Souscrire une assurance mariage en amont :

Le but d’une assurance mariage est de protéger les frais que vous engagez dans le cadre de votre mariage contre des circonstances imprévues, indépendantes de votre volonté.

Alors si jamais vous avez souscrit une assurance mariage, n’hésitez pas à bien vérifier aussi ses garanties mais ses exclusions. En effet, elles varient souvent d’un contrat à l’autre et ne protègent pas les mêmes éléments.

Par exemple, nombreuses assurances excluaient jusqu’à récemment les pandémies. Car qui aurait pu imaginer une telle situation il y a seulement quelques années ?

6- On ne panique pas !!

C’est le pire que vous pourriez faire si vous souhaitez prendre de mauvaises décisions. Alors même si c’est compliqué, n’hésitez pas à prendre un peu de recul, à en parler à des personnes de confiance Et à surtout vous entourer d’ondes positives.

C’est le meilleur remède possible pour surmonter au mieux cette situation.

Comment se faire rembourser d'un acompte ?

J’ouvre une petite parenthèse dans le cadre de l’annulation d’un de vos prestataires, dans le cas où c’est lui qui choisit d’annuler.

Attention : Je ne suis pas une professionnelle de la loi. Je me base uniquement sur mes quelques connaissances et mes recherches sur Internet. J’espère que c’est exact. Dans le cas contraire, n’hésitez pas à me corriger si je me trompe. Je serai ravie d’en apprendre davantage 😁.

La différence entre arrhes et acompte :

Quand vous versez une avance pour bloquer une prestation, vous allez croiser 2 termes principaux. Je vous explique la différences :

  • Arrhes : Il s’agit d’une somme versée d’avance pour l’achat d’une prestation de services. Le professionnel tout comme le client peut revenir sur son engagement car elles n’obligent pas le client à acheter/aller au bout de la prestation. En revanche, si le client annule le contrat, les arrhes sont perdues sauf si le contrat prévoit le contraire. Et si c’est le professionnel qui se désengage, il doit rembourser le double des arrhes versées au client.
  • Acompte : Comme pour les arrhes, il s’agit du premier versement sur l’achat d’une prestation de services. Sauf que dans ce cas-là, le professionnel comme le client sont obligés de tenir leurs engagements sauf accord contraire. Si l’une ou l’autre des parties se rétracte, l’autre peut être amené à payer des dommages et intérêts si une solution amiable n’est pas trouvé. Mais l’acompte doit être restitué sauf s’il existe une clause spéciale indiquant qu’en cas de changement d’avis de la part du client, l’acompte est conservé à titre de dédommagement.

Si rien n’est précisé sur le contrat, il s’agit d’arrhes. Mais bien souvent, vous verrez la notion d’acompte apparaître, car il est bien plus avantageux.

Le droit de la consommation prévoit un délai de 30 jours pour procéder au remboursement des arrhes. Si le remboursement n’est pas fait, le prestataire peut payer des intérêts. Pour obtenir votre remboursement, il n’y aucune démarche particulière à faire. En général, un courrier avec accusé de réception fait l’affaire. Le remboursement doit être effectué soit par chèque ou par virement mais jamais sous forme d’avoir.

Le report de votre mariage :

Seul un accord des deux parties sur une nouvelle date permet de reporter le mariage. Si aucun accord n’est trouvé, le prestataire devra obligatoirement rembourser les acomptes.

Sachant que les mariés ont parfaitement le droit de refuser tout report de leur mariage.

Mais si le prestataire ne peut réaliser la prestation, il ne peut pas se dégager de sa responsabilité si les futurs mariés refusent de reporter la date du mariage.

Pour plus de conseils, je vous renvoie à l’épisode 34 du podcast pour vous aider à bien reporter votre mariage.

Qu'est-ce que la force majeure ?

Le Code civil définit la force majeure comme « un événement qui échappe au contrôle du débiteur. Il ne peut être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et ses effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées ». Cet événement va empêcher votre prestataire d’accomplir sa mission dans les conditions prévues.

C’est notamment le cas de l’épidémie de Covid-19, si le contrat a été signé avant le début de l’épidémie/d’un confinement, sans que la date du début ne soit connue. C’est un cas de moins en moins courant au fur et à mesure que nous vivons avec la pandémie.

Si le prestataire refuse d’invoquer la force majeure, il se retrouvera sans possibilité de s’exonérer de sa responsabilité. Il devra rembourser les acomptes. Sachant qu’il ne peut en aucun cas invoquer le refus des mariés de reporter leur événement pour justifier l’inexécution du contrat.

Le prestataire ne peut pas non plus soutenir pour se dédouaner que les mariés n’avaient qu’à réduire le nombre de convives. Car « il ne peut être valablement reproché aux mariés d’avoir souhaité maintenir leur cérémonie conformément à leurs souhaits et l’organisation qui était prévue et préparée depuis plus d’un an ».

Là encore, dans la mesure où peu de décisions ont été rendues, il est difficile de prédire avec certitude ce que les juges retiendront pour choisir de prononcer ou non l’annulation d’un contrat et la condamnation des prestataires à remboursement.

Gérer les annulations de vos prestataires en cas de fermeture administrative :

La fermeture administrative est décidée lorsque le prestataire a commis une infraction. Cette sanction est toujours temporaire et non définitive. Par exemple, l’E. Leclerc de Roques (à 20 minutes de Toulouse) a failli écoper d’une fermeture administrative de 7 jours car le magasin avait instauré une file permettant aux personnes sans pass sanitaire de faire leurs courses. Considérant la taille du centre, ne pas pouvoir exercer pendant une semaine aurait représenté un sacré manque à gagner?

Dans le cas où la fermeture administrative ayant empêché l’exécution de du contrat est temporaire, alors le retard pris dans les préparatifs justifie la résolution du contrat ». C’est-à-dire que le contrat est « cassé » et que vous revenez à la situation de départ où vous n’avez pas signé le contrat.

Dans ces cas-là, le prestataire doit vous rembourser toutes les sommes avancées et vous n’avez pas à lui payer le solde de la prestation.

A noter que la fermeture administrative est couvert par certaines assurances mariage mais pas par toutes. A vous de vérifier qu’une clause correspondante existe dans le vôtre.

La liquidation judiciaire est la dernière étape d’une procédure enclenchée suite aux difficultés d’une entreprise de payer ses créanciers. Cela signifie que les difficultés financières ne sont pas surmontables et que le gérant n’est plus en capacité de payer qui que ce soit.

Si jamais votre prestataire est sous le coup d’une liquidation judiciaire, il lui appartient de déclarer les sommes déjà engagées le plus tôt possible. Puisque dans ce cas-là, vous êtes remboursée des sommes déjà payées. Cela dit, le liquidateur doit rembourser les différents créanciers d’un prestataire selon un ordre précis (l’Etat, les impôts, les fournisseurs…). Et dans bon nombre de cas, le consommateur en dernier. Il vous faudra sans doute du temps avant de récupérer votre argent.

Si jamais vous payez votre prestataire par chèque et que vous avez justement des paiements de prévu, n’hésitez pas à mettre les chèques en opposition si vous le pouvez et à annuler les futurs prélèvements.

Conclusion :

Avec tous ces conseils, j’espère que vous êtes parée à gérer les annulations de vos invités/vos prestataires le plus sereinement possible.

N’hésitez pas toutefois à vous entourer de professionnels pour vous aider à faire face à cette situation, si jamais vous et votre prestataire n’arrivez pas à trouver une solution satisfaisante.

Et vous, avez-vous dû gérer les annulations de vos invités ou de vos prestataires ?

Comment avez-vous fait ?

A très vite pour un prochain épisode,

Aude